Consolidação de dados
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O que é?
A consolidação de dados é um recurso do Excel que permite o agrupamento e a totalização de informações que estejam em mais de uma planilha. Além de reunir estes dados em um único lugar, o recurso ainda possibilita definir algumas opções de cálculo, como por exemplo, as fórmulas de soma, média, desvio padrão entre outras.
Para entender melhor este recurso, considere o seguinte exemplo: você possui uma planilha com os valores de vendas mensais para cada departamento. Ao final do ano, suponha que você precise fazer o cálculo total das vendas para cada departamento. Ao invés de calcular tudo manualmente, a consolidação de dados facilita o seu trabalho e agrupa estes valores em uma única planilha automaticamente.
Existem três maneiras de consolidar dados: consolidação por posição; por categoria e por fórmula.
- A consolidação por Posição é usada quando os dados de todas as planilhas envolvidas estão ordenados da mesma forma. Ou seja, quando as planilhas foram estruturadas a partir de um mesmo modelo.
- O uso da consolidação por Categoria é mais apropriado quando for necessário resumir um grupo de planilhas que tenham rótulos de linha e de coluna iguais, mas que os dados tenham sido organizados de forma diferente. Neste caso, a organização das informações será realizada de acordo com os rótulos correspondentes em cada planilha.
Nestes dois primeiros tipos de consolidação, as planilhas a serem consolidadas precisam ter o mesmo número de linhas, colunas com os dados nas mesmas informações.
- Agora se preferir consolidar dados sem restrições para a estrutura dos intervalos de dados, uma opção é usar as referências 3D em Fórmulas. Estas referências 3D nada mais é do que a inserção manual de dados em diferentes planilhas.
A figura acima ilustra o exemplo de uma fórmula 3D, na qual a localização das células vêm antecedidas do nome da planilha de referência.
O exemplo que usaremos para mostrar o funcionamento da consolidação de dados será a consolidação por posição, por se tratar de planilhas de estruturas idênticas.
Trabalharemos com três planilhas que possui os totais mensais de vendas dos produtos A, B e C respectivamente. Na planilha de consolidação será calculado o total de vendas anual para todos os produtos em questão.
Para consolidar estes dados por posição, faça o seguinte:
- Abra a planilha de exemplo.
- Vá para a planilha Consolidação-ProdutosABC e posicione o mouse sobre a célula B5.
- Em seguida, acesse o menu Dados, Consolidar.
- Na caixa Consolidar, escolha a função Soma.
Exemplo
- Clique sobre o botão Referência, vá para a planilha ProdutoA e selecione o intervalo B5:B17.
- Clique novamente sobre o botão do campo Referência. A janela abaixo será exibida.
- Clique sobre o botão Adicionar.
- Clique novamente no botão do campo Referência, e aponte o mesmo intervalo de células B5:B17 só que agora da planilha ProdutoB.
- Clique sobre o botão Referência novamente e depois em Adicionar.
- Repita este procedimento para a última planilha ProdutoC.
- Marque a opção Criar vínculos com dados de origem para que os dados da planilha de consolidação sejam atualizados automaticamente caso as informações das planilhas ProdutoA, ProdutoB e ProdutoC eventualmente sejam alteradas.
- Por fim, clique em OK para confirmar.
Para ver os detalhes dos dados calculados, clique nos sinais de positivo (+) localizados esquerda à esquerda ou clique no número 2 no canto superior à esquerda da planilha.
